甲方展示的數(shù)字化便利，成功推動(dòng)了公司轉(zhuǎn)型的進(jìn)程

2021年5月，公司通過已合作的甲方企業(yè)了解到，對(duì)方正在使用的一套項(xiàng)目管理軟件，可以幫助企業(yè)查看每一個(gè)項(xiàng)目合同里的合同數(shù)據(jù)，收票數(shù)據(jù)，已付款數(shù)據(jù)一目了然。

對(duì)方還提到，現(xiàn)在的項(xiàng)目都是通過管理系統(tǒng)進(jìn)行線上數(shù)據(jù)收集，代替了傳統(tǒng)的線下手工記賬方式，每次有請(qǐng)款流程發(fā)起時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)顯示票據(jù)和已付款情況，減少了平時(shí)查找歷史數(shù)據(jù)的時(shí)間，避免出現(xiàn)收票與付款不符合的情況。這也讓公司切實(shí)了解到了數(shù)字化管理工具的便利，進(jìn)一步促進(jìn)了公司邁入數(shù)字化轉(zhuǎn)型的隊(duì)伍。

公司面臨的管理挑戰(zhàn)

公司以前使用功能較單一OA系統(tǒng)來完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、日常事務(wù)使用請(qǐng)假、考勤功能、項(xiàng)目類使用合同流程、付款流程功能等事務(wù)的管理。

但功能簡(jiǎn)單的系統(tǒng)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，只能記錄審批流程。重要數(shù)據(jù)通過電話溝通的方式在多人之間流轉(zhuǎn)，極易出錯(cuò)。人工也無法對(duì)單據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)匯總結(jié)算，當(dāng)月的財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)報(bào)表，需要延遲十天到半個(gè)月才能整理出來。

為了提升管理效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，公司要求2021年底引進(jìn)數(shù)字化智能管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)代替人工管理清楚每個(gè)項(xiàng)目的合同，開票，收款，對(duì)下合同，收票和付款的數(shù)據(jù)，有效把控成本、現(xiàn)金流等問題，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

紅圈解決方案：

自動(dòng)匯總和計(jì)算：累計(jì)合同金額、累計(jì)收票金額、累計(jì)付款金額自動(dòng)匯總，已收票未付款金額。

1、新建項(xiàng)目付款時(shí)，項(xiàng)目責(zé)任人先通過紅圈系統(tǒng)選擇好對(duì)應(yīng)項(xiàng)目和支出合同，錄入進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，同時(shí)附上進(jìn)項(xiàng)發(fā)票附件及快遞信息；

2、財(cái)務(wù)收到發(fā)票后，在紅圈系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)操作，發(fā)票金額自動(dòng)累計(jì)到支出合同內(nèi)；

3、需要支付款項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目責(zé)任人在系統(tǒng)中發(fā)起付款流程，選擇對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目與支出合同，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示已付款金額和已收票金額，同時(shí)自動(dòng)提醒項(xiàng)目責(zé)任人本次付款是否可以保存發(fā)起；

4、后續(xù)節(jié)點(diǎn)及總經(jīng)理審批之后，會(huì)計(jì)將付款手續(xù)遞交出納完成付款，系統(tǒng)自動(dòng)能夠?qū)崟r(shí)計(jì)算累計(jì)付款金額。

紅圈團(tuán)隊(duì)線上答疑，線下反復(fù)培訓(xùn)：

2021年10月系統(tǒng)培訓(xùn)上線后，紅圈團(tuán)隊(duì)先后召開了兩次系統(tǒng)使用答疑會(huì)，重點(diǎn)解決項(xiàng)目上人員操作不熟練問題，反復(fù)培訓(xùn)，保證關(guān)鍵用戶學(xué)會(huì)操作軟件并錄入數(shù)據(jù)。同時(shí)，紅圈團(tuán)隊(duì)每周都會(huì)跟進(jìn)系統(tǒng)使用情況，公司相關(guān)人員遇到使用問題，直接在紅圈使用群里隨時(shí)進(jìn)行反饋，系統(tǒng)負(fù)責(zé)人做到2小時(shí)內(nèi)回復(fù)答疑。

目標(biāo)達(dá)成

2021年11月，公司完成了所有在建項(xiàng)目的切換上線，紅圈系統(tǒng)上線之后，項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)執(zhí)行情況中的每筆付款單中都能夠明確顯示合同金額、收票金額、應(yīng)付金額，并為審批節(jié)點(diǎn)作出合規(guī)性審批判斷。

截止到2021年12月初，公司通過紅圈系統(tǒng)，共拒絕了20筆無票付款，幾十個(gè)在建項(xiàng)目沒有再出現(xiàn)過無票付款，墊付稅金的情況。

客戶說：

得益于今年推行的項(xiàng)目管理信息化全覆蓋工作，讓更多的項(xiàng)目合作伙伴可以高效便捷的在系統(tǒng)上知曉每一個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這樣大大提高了公司在商會(huì)圈內(nèi)的知名度。

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